exel

Capítulo 1:
Hoja de cálculo Excel
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Objetivos del capítulo 1 y 2
• Aprender a ejecutar la aplicación Excel.
• Conocer los diferentes elementos que integran la ventana de trabajo.
• Aprender a introducir y cambiar datos en las celdas.
• Aprender a moverte en la hoja de cálculo y a seleccionar elementos dentro de ella.
• Aprender a guardar un libro de trabajo, a abrir uno que ya está guardado y a salir de la aplicación.
Ejecutar Excel
Ya sabes cómo ejecutar cualquier aplicación dentro del entorno Windows y Excel es una más, pero al ser la primera ocasión te indicaremos dos formas diferentes para ejecutarla:
ð Haz clic sobre el menú Inicio, selecciona la opción Todoslos programas y dentro del submenú de Microsoft Office que aparece selecciona la opción Microsoft Excel.
ð Crea un icono de acceso directo en tu escritorio y haz doble clic sobre él.
Tras ejecutar la aplicación puedes ver su ventana en pantalla y en el apartado siguiente verás los diferentes elementos que la componen.
El entorno de trabajo
Después de abierta la aplicación te encuentras con una ventana de Windows de la que ya conoces muchos de sus elementos: barra de título, cinta de opciones, barras de acceso rápido, botón Maximizar, botón Minimizar, botón Cerrar, etc. También hay otros elementos propios de Excel como el área de trabajo (donde se encuentran las celdas), barra de fórmulas, celdas, columnas, filas, etc., algunos de estos elementos los veremos con más detalle. La figura 7.1 muestra el entorno de trabajo de Excel y en ella se especifican los diferentes elementos que la integran.

Figura 7.1. Entorno de trabajo de Excel
ð Celda: es cada una de las cuadrículas que aparecen en el área de trabajo. Cada celda recibe un nombre formado por la letra de la columna en la que se encuentra y el número de su correspondiente fila. Así aparecen nombradas como B8, E12, etc.
ð Celda activa: esta celda se identifica porque su borde es más grueso. Es una celda cualquiera en la que se encuentra el cursor y en ella se introducirán todos los datos que escribamos.
ð Fila: cada fila está formada por un conjunto de celdas colocadas horizontalmente, una a continuación de otra. Cada fila se identifica por el número que aparece a la izquierda.
ð Columna: son iguales que las filas pero en disposición vertical. Cada columna se identifica por la letra que tiene en la parte superior.
ð Cinta de opciones: contiene un conjunto de comando organizados por fichas y grupos, en función de tipos de tareas; con ellos puedes realizar acciones de manera rápida con un solo clic del ratón.
ð Barra de fórmulas: está situada debajo de la cinta de opciones y en ella podemos ver la fórmula que hay en la celda activa; si no contiene una fórmula, mostrará el contenido de la celda.
ð Barra de estado: esta barra se encuentra en la parte inferior de la ventana de Excel. Muestra información de todo tipo, que podemos configurar. En su parte derecha posee una función que hace cálculos sencillos de sumas y promedios.
ð Pestañas de las hojas: colocadas por encima de la barra de estado, muestran el nombre de cada una de las hojas de cálculo que integran el libro de Excel que está abierto.
ð Libro de trabajo: es un archivo de Excel y puede estar integrado por varias hojas de cálculo.
Introducir datos
Cuando abres Excel puedes comprobar que ya aparece un archivo nuevo mostrando la primera hoja de cálculo vacía y la celda activa está en A1. Comienza a escribir y comprobarás que todo lo que vayas escribiendo irá apareciendo en dicha celda.
Para introducir datos en otra celda basta con que primero hagas clic sobre esa celda y verás que se convierte en celda activa; de este modo todo lo que introduzcas aparecerá ahora en la nueva celda.
Observa que si escribes muchos datos en una celda, tras pulsar la tecla Intro o cambiar de celda, esos datos sobrepasan los límites de su celda invadiendo la celda que está a la derecha. Esta invasión se producirá sólo si dicha celda está vacía. En la figura 7.2 puedes ver algunas de estas ocurrencias.

Figura 7.2. Celdas con datos
¿Qué datos introducir?
Son varios los tipos de datos que puedes introducir en una hoja de cálculo, pero esencialmente se pueden agrupar en tres: texto, número y fecha.
Los datos de tipo texto están formados por caracteres alfanuméricos (letras y números) y por caracteres especiales.
Nota
Si comienzas escribiendo cualquier texto y este ocupa más espacio que el que tiene la celda, el texto invadirá la celda de la derecha. Esto sólo ocurrirá si dicha celda de la derecha no tiene datos, si no el texto quedará cortado.
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Los datos de tipo número son todos los números y algunos símbolos propios como la coma decimal, el punto de millar, el signo menos, el símbolo de euros, el porcentaje, el signo de división para las fracciones y el símbolo de exponenciación.
Nota
Si escribes más números de los que caben en la celda, al pulsar la tecla Intro o al activar otra celda, Excel automáticamente los escribirá en formato científico.
Los datos tipo fecha son un tipo de dato especial y Excel puede operar con ellos calculando el tiempo que pasa de una fecha a otra.
Inicialmente Excel asigna a cada celda el formato General que reconoce automáticamente el tipo de datos que introduzcas, de tal forma que si introduces números los alineará a la derecha y, si introduces texto lo alineará a la izquierda.
Si quieres que un número sea interpretado como texto, como puede ocurrir con un número de teléfono, escríbelo colocando delante un apóstrofe para que Excel lo interprete como texto y verás que aparece alineado a la izquierda.
Acciones básicas en la hoja
En este apartado se expondrán de manera breve todas aquellas acciones que se suelen realizar con mucha frecuencia cuando se trabaja dentro de una hoja de cálculo. Son acciones como moverse por la hoja, desplazarse, cambiar datos, seleccionar, etc.
Cambiar datos introducidos
Bueno, ya sabes cómo introducir datos en celdas que están vacías, pero, ¿qué hacer cuando la celda en la que deseas introducir datos ya contiene otros datos?
En este caso, tras activar la celda, pueden ocurrir dos cosas:
ð Que quieras introducir datos nuevos sustituyendo a los que ya están introducidos, en tal caso sólo tienes que comenzar a escribir los nuevos datos como si la celda estuviese vacía y verás que al escribir una letra el contenido existente queda sustituido por el nuevo.
ð Que quieras cambiar sólo un trozo del contenido, un número, una letra, una palabra, etc. En tal caso activa la celda en la que quieres realizar los cambios y haz clic en la posición en la que deseas introducir más datos o cambiar algo. Con el cursor dentro de la celda utiliza la tecla Supr o la tecla Borrar para eliminar parte del texto y escribe lo que deseas añadir. También puedes realizar estas operaciones utilizando la barra de fórmulas.
Después de introducir datos nuevos cambiando el contenido de una celda o modificando parte del mismo, siempre puedes recuperar lo anterior utilizando el comando Deshacer de la barra de acceso rápido.
Moverse por la hoja
Ya sabes que una de las formas de moverse por las celdas es haciendo clic con el ratón para activar la celda deseada, pero también puedes moverte por las celdas utilizando las teclas de movimiento del teclado:
ð Flechas del teclado: mueven la celda activa una celda a la derecha, a la izquierda, arriba o abajo, dependiendo de la tecla pulsada.
ð Ctrl. + Flechas del teclado: si la hoja no tiene datos mueven la celda activa a la primera celda de la columna actual (flecha arriba), a la última celda de la columna actual (flecha abajo), a la primera celda de la fila actual (flecha izquierda) o a la última celda de la fila actual (flecha derecha). Si la hoja tiene datos se desplaza la celda activa hasta la primera o última celda con datos.
ð AvPág: mueve la celda activa a la pantalla siguiente.
ð RePág: mueve la celda activa a la pantalla anterior.
ð Intro: mueve la celda activa a la celda inferior.
ð Tab: mueve la celda activa una celda a la derecha.
ð Mayús+Tab: mueve la celda activa una celda a la izquierda.
ð Ctrl+Inicio: mueve la celda activa a la primera celda de la hoja. La que ocupa el vértice superior izquierdo de la misma (A1).
ð Ctrl+Fin: mueve la celda activa a la última que contenga datos dentro de la hoja.
Nota
También te puedes desplazar por la hoja utilizando las barras de desplazamiento para mostrar una parte de la hoja que no se ve en pantalla.
Seleccionar
Esta es una de las acciones que con más frecuencia se realiza ya que con ella consigues facilitar el trabajo al aplicar a muchas celdas las mismas características sin tener que hacerlo una a una.
Ya sabes cómo seleccionar una celda haciendo clic sobre ella, pero también puedes seleccionar varias celdas haciendo clic sobre una y arrastrando para seleccionar celdas contiguas.
Si quieres seleccionar celdas separadas, haz clic sobre la primera y después mantén pulsada la tecla Ctrl y haz clic sobre todas las que quieras seleccionar.
También puedes seleccionar grupos alternos: selecciona un grupo (arrastrando) y, después, manteniendo pulsada la tecla Ctrl, selecciona los demás grupos.
Para seleccionar una columna simplemente haz clic sobre el nombre de la misma (la letra que tiene en la parte superior). Igualmente puedes seleccionar una fila haciendo clic sobre el número de la misma.
Puedes seleccionar varias filas o varias columnas haciendo clic en el número o letra de una y arrastrando para seleccionar las restantes. También puedes utilizar la tecla Ctrl para seleccionar filas o columnas alternas o grupos de filas o columnas alternas.
Por último también puedes seleccionar la hoja entera si haces clic sobre el botón Seleccionar todo que se encuentra en la intersección entre las letras de las columnas y los números de las filas.
Capítulo 2:
Excel. Guardar el trabajo
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Hasta aquí ya has podido realizar tus primeras incursiones en una hoja de cálculo y hasta puede que hayas preparado algo que te interese conservar para continuar en otro momento.
Puedes guardar el libro de trabajo utilizando estos pasos que te proponemos a continuación:
1. Pulsa el Botón Office, ve al menú Guardar y elige Guardar.
2. En el cuadro de diálogo Guardar como que aparece, como puedes ver en la figura 7.3, selecciona la carpeta en la que deseas guardar tu trabajo.
3. En el cuadro de lista Guardar en escribe el nombre que deseas darle al archivo que vas a guardar.
4. Finalmente haz clic en el botón Guardar y ya tienes tu trabajo guardado.

Figura 7.3. Cuadro de diálogo Guardar como
Aviso
También puedes guardar el trabajo haciendo clic sobre el botón Guardar en la barra de acceso rápido, con lo que verás aparecer ese mismo cuadro de diálogo si el trabajo es nuevo; si se trata de un trabajo que ya estaba guardado, al hacer esto simplemente se guardarán todos los cambios que hayas realizado.
Abrir un trabajo ya realizado
Llega ahora el momento de abrir algo que ya está hecho, y puesto que en el apartado anterior has guardado tu trabajo, puedes ahora abrirlo para seguir trabajando en él. Los pasos que vienen a continuación te indican cómo puedes abrir ese trabajo:
1. Si no tienes la aplicación Excel abierta, ábrela.
2. Pulsa el Botón Office, y luego ejecuta el comando Abrir; verás un cuadro de diálogo con la palabra Abrir en su barra de título.
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3. Selecciona la carpeta en la que guardaste tu trabajo o cualquier otra carpeta que contenga un archivo que deseas abrir y verás el contenido de la misma.
4. Selecciona el nombre del archivo que deseas abrir.
5. Para abrirlo, haz clic sobre el botón Abrir y verás el contenido de la hoja de cálculo en pantalla.
Cerrar un trabajo
Aunque dentro de Excel puedes tener abiertos varios libros, no conviene que tengas abiertos muchos, sobre todo si no vas a trabajar con ellos.
Si ya tienes abierto uno con el que vas a dejar de trabajar para trabajar con otro, te interesa cerrar el primero pulsando el Botón Office, y luego Cerrar; verás que se queda la ventana de Excel con sus correspondientes barras de herramientas, pero con el fondo de la hoja de cálculo vacía.
Ahora ya están todas las hojas cerradas y puedes abrir otro libro cualquiera o crear un libro nuevo como te indica el siguiente apartado.
Crear un nuevo trabajo
Puedes crear un nuevo trabajo ejecutando Excel, como ya has hecho cuando has empezado a trabajar con esta aplicación y pudiste comprobar que aparece ya con un libro de trabajo nuevo, sin datos.
Si ya estás trabajando con Excel, no es necesario abandonar la aplicación para tener que ejecutarla otra vez. Desde Excel puedes crear un nuevo libro de trabajo haciendo clic sobre el Botón Office, y luego en Nuevo. En la nueva ventana flotante que te aparece puedes decidir si empiezas desde cero con un libro de trabajo en blanco, o bien desde una plantilla de Excel. Pulsa Crear cuando lo tengas decidido para empezar un nuevo trabajo.
Salir de la aplicación
Esta acción hace que se cierre el trabajo que tengamos en pantalla y, a la vez, que se cierre también la aplicación. Para salir de Excel simplemente ejecuta el Botón Office, y luego Salir de Excel.
Observa que si has guardado los cambios previamente, la aplicación se cerrará sin más, pero si has realizado algún cambio, por muy pequeño que sea, y no lo has guardado, inmediatamente aparecerá un cuadro de diálogo, en el que te preguntará si deseas o no guardar los últimos cambios realizados.
Si haces clic en el botón Sí se guardarán los cambios y saldrás de la aplicación. Si haces clic en el botón No, también saldrás pero los cambios no se guardarán. Por último si haces clic en el botón Cancelar volverás a la hoja de Excel, con lo que ni se guardan los cambios ni sales de la aplicación.
Capítulo 3:
Trabajar en Excel
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Objetivos del capítulo 3, 4 y 5
• Aprender a trabajar con las diferentes hojas que integran un libro.
• Conocer algunas funciones básicas como autollenar y autocompletar.
• Conocer los operadores aritméticos y aprender a introducir fórmulas simples.
• Aprender a realizar cálculos más complejos usando las funciones de Excel.
Trabajar con las hojas de cálculo
Tras arrancar Excel puedes comprobar que en la parte inferior de la ventana, justo donde terminan las celdas que se ven en pantalla, se observan tres pestañas con los nombres Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Estas son las hojas de cálculo que inicialmente componen un libro nuevo. Con ellas puedes realizar varias operaciones:
ð Cambiar entre las hojas: para mostrar el contenido de cualquiera de las hojas de cálculo que posee un libro, basta con que hagas clic sobre la pestaña correspondiente. Cuando hay muchas hojas de cálculo, para desplazarse entre ellas se pueden utilizar los botones de navegación del libro que puedes ver en la figura 8.1.

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Figura 8.1. Pestañas y botones de navegación del libro
ð Cambiar el nombre de una hoja: esta acción puedes realizarla haciendo clic con el botón derecho sobre la pestaña cuyo nombre deseas cambiar, con lo que verás un menú contextual en el que debes escoger la opción Cambiarnombre y el nombre de la pestaña aparecerá en vídeo inverso. Ya sólo te queda escribir el nombre que deseas darle. Otra forma de cambiar el nombre de una hoja es haciendo doble clic sobre su pestaña y escribiendo el nuevo nombre.
ð Insertar hoja de cálculo: haz clic sobre la hoja delante de la cual quieres insertar una hoja nueva y después en la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Insertar y, a continuación, en Insertar hoja; aparecerá la nueva hoja con el número que corresponda. También puedes realizar esta operación haciendo clic con el botón junto a las pestañas de hojas, pero la colocará siempre al final.
ð Eliminar hojas del libro: para eliminar cualquier hoja haz clic con el botón derecho sobre la pestaña correspondiente y del menú contextual que aparece selecciona la opción Eliminar. Si realizas esta operación desaparecerá la hoja y todo su contenido. También tienes la opción de Eliminar hoja en la cinta de opciones, en la ficha Inicio, en el grupo Celdas.
ð Cambiar una hoja de posición en el libro: a esta acción se le llama mover y para realizarla basta con que hagas clic sobre la pestaña de la hoja que deseas mover y arrastres. Verás que aparece un pequeño triángulo negro indicando la posición en la que se insertará la hoja si sueltas el botón izquierdo.
ð Copiar una hoja: esta opción resulta muy útil ya que te permite utilizar el formato y el contenido de una hoja para realizar otra. Sólo tienes que hacer clic con el botón derecho sobre la pestaña cuyo contenido quieres copiar y seleccionar la opción Movero copiar, con lo que aparecerá el cuadro de diálogo que puedes ver en la figura 8.2, en el que puedes elegir otro libro para mover o copiar la hoja y la posición del libro en la que se va a colocar. Finalmente, activa la casilla Crearuna copia. Otra forma de copiar una hoja es arrastrarla para moverla y mantener pulsada la tecla Ctrl antes de soltar.

Figura 8.2. Cuadro de diálogo Mover o copiar
Nota
También puedes seleccionar varias hojas de un libro a la vez para moverlas, copiarlas o insertar varias nuevas. Puedes seleccionar hojas contiguas haciendo clic en la primera y, manteniendo pulsada la tecla Máyus, hacer clic sobre la última. También puedes seleccionar celdas alternas manteniendo pulsada la tecla Ctrl y haciendo clic una a una en las pestañas cuyas hojas quieres seleccionar.